想知道小公司怎麼挑選合適的進銷存系統嗎？本文為您簡介選購重點，並整理出避雷建議，讓您在挑選系統上不走彎路、一次選對，幫您快速選擇最適合的進銷存系統。
為什麼需要進銷存系統？
進銷存包含著「進」貨、「銷」售及庫「存」管理，主要目的是管理產品進出及存貨，業者需持續在營運成本及顧客體驗中取得平衡，是品牌長久經營的重要關鍵之一。
進銷存系統可以是一個獨立管理採購、商品以及訂單的管理系統，也可以是綜合管理工具中的功能或模組，管理工具如：ERP系統（企業資源規劃）、POS系統（銷售時點情報系統）。透過系統功能，企業可以最大程度降低風險、提升業務決策準確性及企業獲利能力。
小公司進銷存系統的5大雷點
1. 操作介面不友善
若系統為通用於大型企業的進銷存系統，許多功能都是針對大型企業開發，小公司在使用就會面臨到選單層級過深、堆砌太多用不到的功能、沒有針對產業需求優化等問題，在系統還沒有發揮作用前，反而需費心力自己研究。
2. 系統不穩定
系統的伺服器欠佳或資料庫設計不良，導致訂單高峰時數據延遲、無法同步等情況。沒有規劃好的離線機制，只要網路狀態不穩，就無法正常操作。若系統商沒有足夠人力，針對功能Bug或系統漏洞即時調整，也會讓系統使用體驗變差。
3. 缺乏客服支援
有些小公司進銷存系統是由小型團隊開發，功能雖完善齊全，但使用上可能還是會遇到一些需要協助的情境。由於技術團隊人力不足，客戶尋求協助時只能先以使用手冊、FAQ、聊天機器人等做初步回應，沒有辦法即時轉接或著手處理問題。
4. 不具跨系統整合力
有些進銷存系統專注在進銷存方面，既無法與POS、ERP或其他管理系統同步聯動，也不提供客製化或其他擴充延伸，在協助企業經營分析上的效益就大打折扣。
5.資安疑慮
進銷存資料包含了進貨與銷售等商家核心資訊，在比較方案時，資訊安全往往容易被低估。如果系統缺乏加密機制、權限控管、自動備份、災難復原等機制，不但可能導致資料遺失，更可能讓公司面臨無法統計的財務損失。
小公司進銷存系統的選購重點
在了解選擇進銷存系統常見的盲點之後，業主更需要掌握以下選購面向，以避免花了錢卻沒有效果，無法讓進銷存系統發揮價值的情況。
1. 簡單的操作介面
小公司通常人力有限，且沒有太多時間特別培訓員工，因此介面或功能必須清楚、易懂、好找。並且功能上需考量到產業需求及自身流程，確保讓系統能協助團隊管理，做出最有效的判斷。
2. 系統穩定性與安全性
進銷存系統涵蓋著營運核心流程，當機卡頓、資料遺失、資料外洩都可能造成嚴重損失。選購系統時應確定廠商的系統在加密機制、權限控管、自動備份、災難復原等面向都有完善規劃。
3. 即時客服支援
部分小公司並沒有內部IT人員，無法自行排除疑難，因此是否有即時專業的客服支援服務，是選擇系統商的重要考量。
4. 系統間的整合與協作
進銷存系統需要能與其他管理工具串接，如：POS系統、ERP系統、會計系統、採購系統等。不僅可以提高作業效率，也能以更全面的數據做決策。
5. 方案費用
小公司在挑選進銷存系統時，價格通常是最主要的考量。建議仍需將後續售後服務、維護、升級、擴充彈性等成本納入考量，不單單僅拿初期投入做比較。
小公司進銷存系統的整合應用
進銷存系統主要應用於管理採購排程及處理訂單，掌握採購的前置時間及再訂購點，確保庫存透明及財務健康。以下介紹幾個常見進銷存系統的多元應用，並介紹所帶來的效益。
1. POS系統
零售或餐飲的POS系統，於結帳時自動扣除庫存，避免缺貨或超賣。讓店家有靈活調度的空間，提早因應規劃調貨、補貨或促銷決策。
2. ERP系統
多用於集中管理多分店、多倉庫等具相當業務規模的企業，在進銷存系統建立或更新的資訊，將即時同步至ERP系統，有效降低庫存積壓，提高跨部門作業效率、資金運用效率。
3. 會計系統
自動同步庫存成本、進銷貨資料到會計系統，不用再透過人工輸入、對帳，獲利狀況即時反映到財務報表，提升業者的決策效率。
4. 採購系統
當庫存少於再訂購點時，進銷存系統自動建立採購單，聯動採購系統。確保庫存不會低於最低水平。自動化採購流程，讓供應鏈管理更精準。
結語
每一種行業跟店面的需求都不同，找到符合需求的小公司進銷存系統，才能真正降本增效、達成庫存水平最佳化。無論是功能建議還是想索取報價進行比較，都歡迎透過免費洽詢跟我們聊聊，讓我們協助您打造更高效的管理流程！
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