還在為申請電子發票而苦惱嗎？每次聽到「字軌」、「Turnkey」、「電子發票加值中心」這些名詞就覺得頭昏腦脹？其實，電子發票申請流程並沒有想像中那麼複雜！
這篇電子發票申請懶人包，讓你一次搞懂電子發票的基本觀念、種類差異、字軌申請流程與加值中心的功能與好處。不論你是公司行號還是個人工作室，只要照著這篇指南一步步操作，就能順利完成申請、開立與上傳，輕鬆進入電子發票時代！
電子發票是什麼？
電子發票是透過網路或其他電子方式來開立、傳輸與保存的統一發票。以往企業必須人工開立、列印、寄送與歸檔，如今全都能透過系統自動完成。商家在開立電子發票後，系統會立即將發票資料上傳至財政部電子發票整合服務平台進行雲端保存，且每張電子發票都會擁有專屬的「字軌號碼」，方便查詢與對帳，不僅節省人力，也讓流程更安全、更有效率！
除了讓發票開立更快速、管理更簡便之外，電子發票在實際應用上都帶來了許多好處。以下將分別說明電子發票對消費者與商家的益處：
電子發票對消費者的好處
- 保存方便、不怕遺失：發票可存入手機條碼、信用卡、悠遊卡等載具中，不需保存紙本，也不用擔心退色或遺失。
- 自動化兌獎更輕鬆：系統可自動兌獎、中獎即時通知，免除人工比對的麻煩。
- 查詢透明：可隨時在平台或合作系統查詢發票明細、捐贈紀錄及中獎情況。
- 環保減碳：電子化開立可減少紙張列印，兼顧便利與永續環境。
電子發票對商家的好處
- 降低營運成本：免除購買紙本發票、保存存根聯與郵寄成本，減少人工作業錯誤。
- 提升帳務效率：發票開立後可自動上傳資料，並可與記帳或進銷存系統串接，銷售數據自動彙整、對帳更快速。
- 強化企業形象：展現企業數位化與環保形象，提升顧客對品牌的信任度。
- 降低資料遺失風險：發票資料儲存於雲端，稽核、調閱、報稅都更有依據。
- 簡化報稅作業：提供媒體申報檔下載功能，報稅資料可直接匯入申報系統，減少人工整理時間。
電子發票種類有哪些？
電子發票種類主要分為兩種：雲端發票與電子發票證明聯，區分依據主要在於是否需要搭配載具或列印紙本。以下將詳細說明兩者的特色與差異：
雲端發票
雲端發票是指發票資料直接儲存在雲端系統中，消費者在結帳時只要出示載具，店家就能將發票資訊上傳雲端，無需再印出紙本。而所謂的「載具」，可視為個人的雲端資料夾，用來儲存專屬的雲端發票。最常見的載具有「共通性載具」如手機條碼，以及「非共通性載具」如信用卡、悠遊卡、一卡通或會員卡等。
此外，為了讓發票管理更便利，消費者還可以進行「載具歸戶」，將多張票卡整合至同一手機條碼底下，集中查閱與管理所有雲端發票，無論對帳、兌獎或捐贈都更加輕鬆。
電子發票證明聯
當消費者沒有出示載具，或希望拿到紙本發票時，店家會列印一張紙本提供給消費者，這張紙本就是「電子發票證明聯」。它外觀雖然與傳統的二聯式或三聯式發票相似，但實際上只是電子發票的紙本憑證。換句話說，消費者可以掃描發票上的二維碼，將發票歸戶至載具App，與其它雲端發票統一兌獎。而紙本發票本身則做為兌獎、領獎的唯一憑證。
電子發票開立教學：簡單5步驟完成電子發票申請
要能合法進行電子發票開立，商家必須先完成一系列的前置作業。雖然流程看起來複雜，但其實只要依照正確步驟操作，就能輕鬆上線開立。以下為完整的電子發票開立教學，我們將透過5個步驟帶你順利邁入電子化帳務時代：
步驟1：申請工商憑證
工商憑證可以說是企業的「數位身分證」，商家需至經濟部工商憑證管理中心進行申請，流程包含線上填寫資料、繳費、寄送申請書、審核以及憑證寄發等步驟。
步驟2：選擇發票上傳方式：「自行上傳」或「委託加值中心上傳」
根據規定，商家在開立或傳輸電子發票後，必須在期限內將資料上傳至財政部電子發票整合服務平台（俗稱大平台）進行存證。因此，在申請前應先決定要採用哪種上傳方式。常見的2種方式如下：
- 「自行上傳」：是指業者使用財政部提供的 Turnkey 系統與資料交換格式（MIG），自行負責發票的開立、傳輸、接收與儲存作業。此方式可完全掌控資料安全與傳輸流程，適合具備 IT 團隊、以 B2B 或 B2G 為主的企業。不過，系統建置與維護成本較高，技術門檻也不低，且無法開立 B2C 給個人的電子發票。
- 「委託加值中心上傳」：由通過資安認證的電子發票加值中心代為處理申請與上傳。加值中心提供多種串接方式（如 API、批次上傳、POS 系統、賣場後台或手持裝置等），並可支援 B2C 發票開立，同時有專業人員協助處理技術問題。對多數中小企業、零售門市或電商而言，這是更省時、安全且穩定的方法！
步驟3：申請電子發票字軌
完成前兩步後，接著需向公司所在地轄管的國稅局或稽徵所申請「電子發票字軌」。字軌是每張電子發票的專屬號碼區段，相當於企業的發票編號來源。申請時需要準備以下文件：
- 電子發票字軌號碼申請書
- 使用電子發票承諾書
- 電子發票開立系統自行檢測表
- 電子發票證明聯採用感熱紙切結書
若委託電子發票加值中心協助，這些程序多半可由專人代為處理，商家不僅能節省大量時間，也能避免因格式或內容錯誤導致退件，讓申請流程更順利。
步驟4：至電子發票整合服務平台註冊
接下來，商家需至財政部電子發票整合服務平台完成營業人註冊。註冊時須設定帳號、密碼以及電子發票資料接收方式，確保後續開立的發票可正確上傳與歸戶。
步驟5：憑證登入、字軌取號
完成註冊後，商家以工商憑證登入電子發票整合服務平台，依序進行「字軌取號」，且每兩個月需於 20 日前完成取號作業。
（延伸閱讀：電子發票開立教學：電子發票申請流程、資格、常見Q&A一篇搞懂）
電子發票加值中心是什麼？4大好處一次看懂！
前文一直提到「加值中心」，究竟加值中心是什麼呢？簡單來說，它就像是企業與「財政部電子發票整合服務平台（大平台）」之間的技術協力夥伴，能代為處理發票上傳、系統串接與日常維護等，讓企業不用再煩惱繁瑣的技術細節。對沒有 IT 背景的中小企業來說，這樣的協助能大幅降低導入難度。以下為你詳細說明選擇加值中心的 4 大好處：
支援各種開立情境
加值中心能滿足不同產業的開立需求，無論是門市 POS、官網購物、App、電商平台、停車繳費機、販賣機，或是企業內部的 ERP、會計系統，都能順利串接。甚至可以透過 API 或批次上傳（如文字檔、Excel）方式整合資料。對於多據點、跨通路經營的企業來說，能有效減少自行研究與設定的時間。
簡化電子發票申請流程
很多商家在導入或更換電子發票加值中心時，常被複雜的規定和文件流程搞得暈頭轉向。若交由加值中心代辦，就能少走許多冤枉路。加值中心熟悉財政部與稅務機關的申請流程，會協助完成帳號申請、字軌設定、系統自動配號及測試上線等細節，讓整個導入過程變得快速又省心！
即時處理發票相關問題
在實際開立電子發票時，常會遇到發票作廢、折讓、上傳逾時、資料格式錯誤或系統維護等狀況。若自行處理，可能需要多方聯繫並耗費時間。加值中心提供單一客服窗口與技術支援，能即時協助排除問題，確保發票能順利開立與上傳。
節省時間成本
透過加值中心的協助，企業不再需要自行維護系統或管理上傳流程，紙本發票的購買、寄送與倉儲成本也大幅下降。透過專業團隊的支援，你可以把心力集中在經營與銷售上，讓電子發票的管理更輕鬆、有效率！
電子發票FAQ全解答！
初次接觸電子發票時，許多商家與消費者常被各種名詞與流程搞得一頭霧水。為了幫你快速釐清觀念，以下整理出幾個最常見的問題，一次幫你解答！
Q1：電子發票和雲端發票一樣嗎？
基本上，雲端發票是電子發票的一種呈現方式。電子發票是統一發票的數位版本，而「雲端發票」則指發票資料直接儲存在雲端系統中，通常搭配載具使用（例如手機條碼、悠遊卡或會員卡）。
簡單來說，所有雲端發票都是電子發票，但並非所有電子發票都必須是雲端形式。例如，有些商家仍會列印出「電子發票證明聯」作為紙本憑證，資料同樣會同步上傳雲端平台。
Q2：開立電子發票好處有哪些？
開立電子發票最大的優勢在於節省成本與提升效率。商家不必再購買紙本發票或保存存根聯，能降低倉儲與郵寄開銷；發票資料自動上傳雲端後，也能輕鬆與會計系統串接，對帳、報稅都更快速。
同時，電子發票也能減少人為錯誤與環境負擔，讓開立流程更安全、透明、且符合永續趨勢。對消費者而言，使用載具儲存發票不僅方便查詢與兌獎，也不用擔心紙張遺失或退色問題。
Q3：電子發票字軌是什麼？
「電子發票字軌」就像每張發票的身分證號，由兩個英文字母加上八位數字組成，例如「AB12345678」。每家商號開立發票前，必須先向轄區國稅局申請字軌，核准後才能正式使用。系統開立發票時，會依照這個字軌順序自動取號，以確保每張發票的編號唯一、可追溯，也方便後續查帳或稅務稽核。
Q4：個人商家可以申請電子發票嗎？
可以的！不論是公司行號、工作室、甚至個人商家，只要依法登記為營業人，都能申請開立電子發票。流程與一般企業相同，需先申請工商憑證、選擇上傳方式（自行或加值中心）、向國稅局申請字軌，再完成大平台註冊。
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想導入電子發票卻覺得流程太繁瑣？Ushow Pad POS 系統幫你一站搞定！結合經財政部認證的電子發票加值中心，實現從「申請 → 導入 → 開立 → 上傳」的全流程自動化。系統具備自動取號、配號功能，發票開立後會每日自動上傳，並於每期自動上傳未使用字軌，確保資料完整與傳輸安全。整體系統亦通過 ISO27001 資訊安全標準認證，為企業資料安全再添保障！
此外，還會提供發票剩餘警示通知、E-mail 推播提醒，並支援總分支機構配號設定。只需透過網頁後台簡單操作，就能快速開立發票、掃描載具、查詢交易紀錄，讓帳務管理更輕鬆、有效率。
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資料來源：
《電子發票申請懶人包》2025必看！申請流程、常見問題一次看
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