一堆商品賣不掉，偏偏最熱銷的款式又常常缺貨？每天靠 Excel 管理庫存，數字總是對不起來，還得花上好幾小時逐筆核對？出貨單、發票與庫存紀錄分散在不同地方，愈管愈混亂？
其實這些問題，都能透過合適的進銷存系統輕鬆解決！本文將帶你完整認識進銷存的概念與流程，說明小公司為何同樣需要導入，並整理 5 大進銷存系統推薦選購重點與常見疑問，協助企業徹底擺脫庫存亂象！
進銷存是什麼？進銷存概念全解析！
「進銷存」概念顧名思義，就是管理企業日常營運中最核心的三件事：進貨、銷售與庫存。
進貨管理負責掌握商品來源、價格、交期與付款條件，確保貨源穩定；銷售管理則能協助追蹤每一筆訂單與客戶偏好，進一步分析銷售趨勢；而庫存管理則是隨時監控商品數量、儲存位置及週轉速度，避免缺貨或囤貨。
當這三大環節整合在同一套系統中，企業就能即時掌握營運狀況，讓資金流動更有效率，也能降低管理風險！
進銷存流程圖解：進貨、銷售、庫存一次看懂！
進銷存管理雖然牽涉到許多細節，但只要拆解成「進貨、銷售、庫存」三大流程，就能清楚掌握全貌。以下透過進銷存流程圖，讓你一次搞懂每個環節：
| 流程階段 | 步驟 | 說明 |
| 進貨 | 產生進貨需求 → 向供應商下單 → 收貨 → 驗收入庫 | 當系統偵測到商品庫存過低，或根據銷售預測需要補貨時，會先產生進貨需求。接著向供應商下訂單，貨品送達後需進行收貨與品質驗收，最後才會正式入庫，成為可銷售的存貨。 |
| 銷售 | 接收訂單 → 出庫 → 發貨 → 開立發票 | 銷售流程從接到客戶訂單開始，系統會依據訂單明細安排出庫。商品從庫房領出後交由物流配送或現場交付，並且同步生成發票或出貨單，確保交易紀錄完整無誤。 |
| 庫存 | 自動扣庫存 → 庫存盤點 → 下一輪進貨規劃 | 在庫存管理上，系統會在每一次進貨或銷售時，自動更新庫存數量，確保數據即時且正確。接著，透過定期盤點，檢查帳面與實際庫存是否一致，避免長期累積誤差。最後，根據盤點結果與商品銷售狀況，安排下一輪的進貨計畫，讓庫存運作形成一個穩定且有效率的循環。 |
完整的進銷存流程就像一條暢通無阻的高速公路，讓商品從進貨、銷售到庫存都能順利流轉，不僅能避免缺貨與積貨，也能讓帳務與數據更具系統性。換句話說，只要把握「進貨清楚、銷售即時、庫存準確」三大原則，企業的營運效能就能大幅提升！
小公司進銷存必要嗎？詳解進銷存系統的5大優勢
許多小公司常會問：「規模還不大，有必要導入進銷存系統嗎？」答案其實是肯定的！進銷存並不是大企業專屬的工具，而是任何有庫存管理需求的商家都需要的利器。以下整理 5 大優勢，帶你了解進銷存系統對中小型企業的重要性：
1. 減少庫存成本，提升資金利用率
小公司最怕的就是資金被庫存卡住！若商品堆積在倉庫裡，不但佔用空間，還會造成現金流緊縮。而小公司進銷存系統能根據銷售數據自動分析進貨量，避免進貨過多或不足，讓企業在降低庫存成本的同時，也能確保資金運作更加靈活。
2. 即時掌握庫存狀況，強化存貨管理
傳統做法常依賴人工紀錄或 Excel 表格，但隨著訂單量增加，難免出現錯誤或更新不即時的情況。進銷存系統能自動同步庫存數據，無論是在倉庫、門市還是線上通路，都能即時查詢到最新庫存狀況，避免因資訊不準確而錯失銷售機會。
3. 整合發票平台或會計系統，資料同步更便捷
小公司在日常營運中，最常遇到的挑戰就是帳務處理。由於缺乏專職會計，發票開立與財務對帳往往需要額外花費大量時間！若能導入進銷存系統並串接會計系統，發票資料在出貨的同時即可自動同步，省去重複輸入的過程，不僅降低出錯機率，也能確保帳務更透明、更有效率。
4. 減少人工作業，提高工作效率
人工操作容易發生疏漏，例如打錯數字、忘記更新庫存，甚至因交接不清楚而造成誤差。有了進銷存系統，許多流程能自動化完成，例如入庫即時更新、銷售即時扣庫存等，讓人力資源運用更有效率。
5. 自動生成報表，輕鬆做出精準決策
決策不能僅依賴經驗或直覺，而是需要數據作為依據！進銷存系統可即時生成多種報表，包括銷售趨勢、庫存週轉率、暢銷與滯銷商品排行等。管理者透過這些數據，能快速掌握營運狀況，進而調整進貨計劃或行銷策略，讓決策更精準！
（延伸閱讀：小公司進銷存系統怎麼選？避開5大地雷，選錯系統麻煩又花錢！ ）
進銷存系統推薦怎麼選？掌握這5個重點不踩雷！
市面上的進銷存系統百百款，功能看起來很相似，但實際操作起來卻可能差很多。如果選錯系統，不僅浪費錢，還可能造成作業流程更混亂。那麼，進銷存系統推薦該怎麼選？建議在評估時特別留意以下 5 個重點，才能確保符合企業需求：
1. 是否支援多平台
一套好的進銷存系統，必須支援跨平台操作，確保電腦、平板與手機皆可登入。這樣不論是在公司、外出拜訪客戶，還是倉庫點貨，都能隨時掌握最新資料，避免因設備限制而延誤決策。
2. 介面是否清楚、易上手
有些系統功能雖然強大，但操作畫面複雜，員工需要花很長時間學習，甚至會抗拒使用。理想的進銷存系統應該具備直覺化介面、功能分類清楚，才能讓新手快速上手，並減少培訓成本。
3. 是否有庫存自動預警功能
庫存不足或爆倉，都是營運上的大忌！選擇具備庫存上下限設定與自動預警功能的進銷存系統，能在存量過低或過高時即時提醒，協助企業避免斷貨或囤貨，保持最佳庫存狀態。
4. 是否能自動產出報表
做生意不能只憑感覺，數據才是最可靠的依據！選擇具備自動報表功能的進銷存系統，能即時產出銷售分析、庫存週轉率與商品排行等數據，讓管理者第一時間掌握營運狀況，靈活回應市場需求。
5. 是否能彈性擴充功能
隨著企業規模擴大，需求會跟著增加，所以一定要選擇能彈性擴充的進銷存系統。能整合財務會計、會員或 POS 的系統，才能陪伴企業長期發展，不必因功能不足而重新更換。
進銷存FAQ一次解答
在挑選進銷存系統之前，很多老闆或管理者心中一定會冒出許多疑問。以下整理常見的 4 大問題，幫助你快速釐清觀念，避免在導入進銷存系統時踩到雷：
Q1：庫存太多怎麼辦？
庫存過多往往是因為進貨超過銷售需求造成。企業可以透過進銷存系統分析滯銷商品，規劃促銷或組合活動，加快商品週轉；同時設定安全庫存與最低庫存警示，避免資金被庫存綁死。
Q2：雲端進銷存 VS. 傳統進銷存，該怎麼選？
進銷存系統推薦雲端版本還是傳統版本呢？下方整理了詳細的比較表，幫助你快速搞懂兩者差異：
| 項目 | 傳統進銷存 | 雲端進銷存 |
| 資料存放 | 安裝於本地端，需電腦設備保存 | 儲存在雲端，隨時可存取、即時備份 |
| 維護成本 | 需人工更新，維護費用較高 | 自動更新維護，問題可遠端處理 |
| 安全性 | 設備損壞或病毒入侵，資料易遺失 | 雲端每日自動備份，安全性高 |
| 操作便利 | 功能較制式，靈活度低 | 可隨時查看報表，支援多裝置操作更直觀 |
| 費用模式 | 一次性高額投入（設備+安裝） | 採訂閱制，初期成本低，彈性付費 |
Q3：免費進銷存系統好用嗎？
免費版本通常僅提供最基本的進出貨紀錄，缺乏庫存預警、報表分析或系統整合等功能。初期試用或個人小規模經營可以考慮，但一旦銷售量增加，就容易出現管理漏洞。如果要避免未來轉換資料的麻煩，還是會建議直接選擇專業的進銷存系統。
Q4：進銷存與ERP系統有什麼差別？
多數中小企業會先導入進銷存系統，等到規模擴大後再考慮升級到 ERP。以下整理兩者的主要差異，方便快速比較：
- 進銷存：專注於進貨、銷售與庫存管理，功能簡單明確，導入快速，適合中小企業。
- ERP：涵蓋進銷存、財務、人事、供應鏈等全面功能，適合大型企業，但導入時間長、成本高。
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同時，Ushow Pad 內含庫存管理功能，能協助企業建立完整的進銷存循環。系統會在商品售出時自動扣庫存、退貨時自動回補，並在庫存不足時即時提醒，避免缺貨或囤貨問題。更重要的是，系統可與 OMO 全通路整合，讓多門市或線上線下庫存即時同步，無論顧客在哪個通路下單，都能看到準確庫存並快速出貨，真正實現數據一致與營運一體化。
管理者無論身處店內或遠端，都能隨時透過手機或電腦查看最新庫存數據，並搭配平均成本計算與多元報表，精準掌握資金流向，快速做出補貨與採購決策！
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資料來源：
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