傳統 POS 機落伍了嗎？跟雲端 POS 系統差別是什麼？本文將帶你了解傳統 POS 機與雲端 POS 系統的功能差異與優缺點比較，教你做出最合適的聰明選擇！
一、POS 系統是什麼？
POS（Point of Sale），意即「銷售時點情報系統」，當顧客結帳時，系統會自動計算總金額並紀錄交易，供未來進貨、銷售時參考。近年來，POS 的應用範圍越來越廣，除了基本收銀、開立發票，後續長期性的品牌顧客關係經營、多店鋪庫存、營運及各產品銷售表現皆可以透過 POS 系統生成的報表輔助決策，對於業者來說是不可或缺的實用工具。
二、POS 系統類型
1. 傳統 POS 機
現在市面上的 POS 系統主要可以分為傳統 POS 機跟雲端 POS 系統兩大類型，其中傳統 POS 機比雲端 POS 系統更早出現並應用於商場或餐廳，傳統 POS 機的發展分為兩個時期：
(1) POS 按鍵式收銀機
POS 的前身是 ECR（Electronic Cash Register）電子收銀機。由製造商為產品印製條碼，商家使用條碼進行商品管理，並以掃描條碼的方式做結帳，這是 POS 機的主要功能。
(2) POS 觸控主機
新一代的 POS 系統加入了電腦功能，通常包含著一套軟體及搭配使用的硬體。商家可透過 POS 系統記錄商品、顧客、交易等資訊。為因應餐廳或賣場等營運需求，搭載軟體的 POS 觸控主機通常有防震、防塵、防潑水等特色。顧客結帳時，除了計算價格，亦可記錄商品、顧客、職員等資訊，從而統計銷售表現。
2. 雲端 POS 系統
隨著網路技術及雲端運算日趨成熟，許多 POS 系統廠商將資料以雲端形式存取，目前雲端 POS 系統大多搭載在 iPad 上，因此經常被稱為 iPad POS 系統。它的特色是系統資料都儲存在雲端，對網路的依賴較高，但可以不受限於時間、地點，管理者可以隨時進入後台網頁，進行瀏覽或管理。相較於傳統 POS 也更方便維護系統、升級功能，更具擴充性及未來性。
3. 傳統POS機 VS. 雲端POS系統
| 傳統 POS 機 | 雲端 POS 系統 | |
| 系統功能 操作畫面 | 系統功能固定 功能齊全，操作相對複雜 | 依需求選配功能 畫面簡潔，操作直覺易上手 |
| 硬體設備 | POS 觸控主機 體積較大 需固定於櫃台進行操作 需預留實體線路的空間 | iPad、 Windows 或 Android 平板 可拿至桌邊使用 透過網路存取雲端數據 |
| 資料保存 | 本機 僅供單店使用 若遇故障，資料可能遺失 | 雲端 可供多店使用 系統定期自動備份 |
| 更新或升級 | 多數不支援 | 不定期版本更新 |
| 售後保固 硬體故障 | 多為以一年為限 需待維修團隊到場處理 | 終生保固 可由其他裝置登入使用 |
| 方案費用 | 永久買斷，一次付清 初期投入成本較高 未來升級需額外付費 | 訂閱制，每月固定月租 適合想降低初期成本的店家 合約彈性，到期後可不續約 |
(1) 傳統 POS 機的優缺點
- 傳統 POS 機優點
以買斷式套裝軟體販售，通常搭載在 Windows 系統的觸控主機上，相較於其他類型裝置，更加耐用、耐操。系統在整合管理工具或高階功能客製上也具備更高彈性。所有交易資料都存於 POS 本機，對網路的依賴較低，即使離線或突然斷線，依然能正常運作。
- 傳統 POS 機缺點
系統功能豐富但雜亂，新手適應需要較長的時間。實體線路多，清潔及硬體維護相對耗時、耗力。由於系統資訊存於本機地端，無法支援遠端管理，一旦機器故障或資料毀損可能難以復原。日後需維修或版本升級，通常需仰賴廠商到場協助，並支付額外費用。
(2) 雲端 POS 系統的優缺點
- 雲端 POS 系統優點
採月租式訂閱付費，初期導入成本較低，並享有終生的售後保固。類似手機的操作邏輯，讓新手可以在短時間內熟悉操作。常見的搭配裝置為平板，外型輕巧美觀，版本升級或硬體維護也更為簡便。所有交易資料皆儲存於雲端，不僅可以隨時掌握營運狀況，系統還會定時自動備份，降低遺失資料的風險。
- 雲端 POS 系統缺點
系統運作依賴雲端環境，因此網路不穩可能造成延遲等問題。多採月租收費方式，需先評估長期使用的成本。為求系統穩定及通用，在整合管理工具或高階功能客製上可能會受到限制。
三、POS 系統如何協助業者管理店務？
1. 提升點餐與備餐效率
數位化顧客及員工點餐流程，點餐內容透過點餐系統即時傳至 POS 主機或內場出單機，無需再經由員工確認或傳遞，減少彼此等待的時間。整合訂單來源不僅能降低漏單風險，也能避免團隊人員在忙碌之中打亂出餐順序。
2. 簡化結帳與發票管理
整合信用卡、電子票證、行動支付等非現金支付方式。結帳時，POS 系統自動代入會員資訊、累積點數、計算服務費及總金額、一鍵開立電子發票並自動上傳。不僅支援市面多種付款工具，亦整合電子發票功能，系統能自動取號、配號、上傳等，大幅減少人工處理例行事務的時間。
3. 掌握營運與優化經營
不受限於時間、地點，可以使用手機隨時進入雲端後台，查看熱銷商品、員工出勤、各店業績等銷售表現。亦可追蹤各店庫存狀態，即時且有根據的調整銷售及補貨策略。
四、如何選擇 POS 系統商？
除了考量系統功能、導入效益，選擇 POS 廠商時也需一併考慮自己的經營型態、預算、期望服務等，避免開始使用後發現與期望的合作模式有落差。
1. 規模、店型
不同的規模、店型對系統的需求不盡相同，從多家連鎖分店、講求效率的快餐、重視體驗的餐廳到只提供外帶的飲料店等，各自的關注與流程皆有差異。
2. 收費方式
可以選擇以買斷或月租的方式付費。買斷的初期建置費較高，後續若需維修或新增功能，可能需要額外收費。月租則是初期建置費較低，但需長期訂閱付費，包含後續售後服務、系統維護、版本升級等支援都較完善有保障。
3. 硬體
依據店面收銀台大小或對作業系統、裝置的偏好，常見的類型有：iPad、觸控主機、一體成型收銀機、手持發票機、電子發票收銀機等。
4. 軟體
如您正在進行 POS 系統比較，可參考 POS 系統比較，評估自身營運所需，選擇最適方案。
結語
每一種行業跟店面的需求都不同，找到最符合自身流程的 POS 系統，才能真正減輕負擔、提升效率。無論是功能建議還是想索取報價進行比較，都歡迎透過免費洽詢跟我們聊聊，讓我們協助您打造更高效的管理流程！
資料來源：維基百科、Eats365、EZCS雲端系統服務